数据表的优缺点有哪些

针对新手，Excel的热度常常超乎预期，有时似乎过于神秘甚至接近盲目崇拜。而对于高手而言，他们有时会运用复杂的函数公式组合，对于新手来说，这宛如一次突如其来的打击。我们必须明确一点：Excel固然强大，无所不能也并非它的全部标签。它的核心作用是进行数据的统计和分析。面对大规模或复杂的数据处理任务，单纯依赖Excel可能会显得力不从心，强行使用可能会违背循序渐进的学习原则。一系列报表工具或集成报表系统应运而生。

下面我们来详细解读Excel的优缺点，并期望大家能够正确理解、学习并娴熟运用Excel于工作中。

当将Excel与数据库产品进行对比时，必须铭记Excel是一个电子表格程序，而非数据库程序。数据库在数据存储、数据验证和结构化查询语言（如SQL）方面投入了大量精力，其能处理的数据量巨大且结构复杂。从成本角度看，数据库产品的开发和维护成本显著高于Excel。以下是我们对Excel和数据库产品在开发中的特点进行的比较：

1. 数据量：若你的Excel工作表在一个月内记录数就可能超过10000条，此时考虑使用数据库产品可能是更明智的选择。尽管Excel和数据库之间可以进行数据转换，但当数据量庞大时，Excel的查询和计算速度会明显降低。例如，一个小超市若有10名收银员，每天接待大量顾客，Excel可能难以应对。

3. 多用户管理：由于Excel主要是单机程序，因此一个Excel文件通常无法被多个用户同时编辑。而数据库产品通常配备有管理控制台，支持多个用户的同时操作。

4. 计算与数据建模：虽然数据库在复杂运算和建模方面可能不如Excel出色，但Excel的计算与建模能力是其强项之一。

5. 跨平台性：这是Excel的一个软肋。它主要支持PC和Jmac两种平台，而大多数数据库产品可以在任意平台上运行。

至于Excel的优势，主要表现在以下几个方面：

1. 数据功能：即使对新手而言，只需短暂指导就能迅速掌握。

2. 统计分析：包含在数据功能中，方法独特且常用检验操作简便。

3. 图表功能：Excel拥有丰富的图表工具，开发形式多样。

4. 自动汇总功能：此功能在其他程序中也有，但Excel更为便捷灵活。

5. 计算公式丰富。

总体而言，Excel适用于开发单机版、访问量与维护量较小的应用程序，并具备数据分析和建模功能。但在企业应用的信息系统中，对于业务开发而言，Excel可能并非最佳工具。选择如OA、CRM或ERP等专用工具可能更为合适。这些工具具有较强的业务属性，尤其在处理大数据和非结构化数据时更为出色。尽管Excel在管理方面可能不占优势，但其普及性和易用性仍被广大用户所青睐。

很多信息部门或业务部门选择报表工具的原因在于其结合了Excel的简易操作和数据库的良好支撑性。以下是报表工具的一些优势：

1. 支持多种数据源，适应性强。

2. 可处理大量数据，无惧几十万数据量的处理需求。

3. 开发灵活简单，集成性强。

4. 使用简单直观，减少了对业务人员SQL取数和VBA开发的需求。例如出入库管理、保险保单以及BOM多阶明细表等场景都能轻松应对。填报功能更是弥补了Excel只能单向取数不能往数据库导入数据的不足。