公司办公室文员工作流程


员工代表:张雯(办公室文秘)

服务部门:总经理办公室

作为公司的文秘,我的主要职责是管理公司文档,包括整理、编辑、存档以及会议记录等。经过多年的工作积累,我熟练掌握了各种文档处理技巧。

奇偶不同,页眉也能玩个性

除了正式的页眉设计,有时候需要根据文档内容对页眉进行特殊设计。比如,奇数页显示章标题,偶数页显示节标题,这样的设计便于读者快速查阅所需内容。对于这种特殊的页眉设计,我也有一些处理的小技巧。

需要选中文档的章标题和节标题,并分别应用“标题1”和“标题2”的样式。然后,在页眉处双击进入编辑状态,切换到“设计”选项卡,勾选“奇偶页不同”。接着,在奇数页的页眉处,选择文件中的域,弹出对话框,在类别下选择“链接和引用”,单击StyleRef后选择“标题1”,这样章标题就会显示在奇数页的页眉中。对于偶数页的页眉,同样可以添加“标题2”。

文档正规,轻松玩转文档页眉页脚

为了推进公司管理的正规化,同时为了文档的美观和便于归类、查看、归档,公司要求所有会议文档必须加上页眉和页脚。页眉内容为公司Logo和会议纪要字样,页脚为页码。对我来说,这并不是什么难事。

事半功倍——批量添删页眉和页脚

要批量添加或删除页眉和页脚,可以按照以下步骤操作。新建一个Word文档,点击“视图→页眉和页脚”,然后插入公司Logo和会议纪要字样。接着,点击页眉页脚设置菜单的“插入自动图文集→第X页总共Y页”。之后,将这个文档保存为模板文件,放置在指定文件夹中。以后需要新建会议文档时,只需点击Word的“文件→新建”,然后在模板窗选择这个模板文件即可。

无线打印平板文档

在日常工作中,文档的打印是必不可少的。对于平板里的商务文档打印,我通常会使用SambaFilesharing实现无线打印。首先需要在平板上安装这款软件,并设置访问密码和用户名。然后,在电脑上启动资源管理器,输入平板显示的IP地址,按提示输入设置的用户名和密码后即可打板上共享目录,然后就可以直接打印需要的文档了。

资深文秘 办公答疑解惑

在使用办公软件的过程中,我积累了一些小技巧和解决方法。比如,利用Excel的宏功能可以实现在编辑文档时就自动保存;记事本也可以通过使用自动保存工具来实现在一定时间间隔内自动保存文档;如果遇到文件无法启动的问题,可以尝试恢复备份或检查设置问题;在购买办公产品时,推荐了一些适合会议记录的录音笔产品;还分享了一些保护身体健康的办公小技巧。

以上就是我今天想和大家分享的内容,希望对大家有所帮助。